Mit „Cockpit|FM“ in die digitale Ära des Facility Managements

Reinigungsaufgaben intelligent steuern

Gies Dienstleistungen und seine Tochterunternehmen sind spezialisiert auf die Reinigung von Großobjekten. Mehr als 100 Kliniken und Pflegeeinrichtungen sowie namenhafte Industriebetriebe der Pharmazie, Lebensmittelindustrie oder der Medizintechnik gehören seit Jahrzehnten zu unseren Auftraggebern. Unsere über 50-jährige Erfahrung zeigt:

Die Anforderungen an die Bewirtschaftung von Gebäuden insbesondere an die Gebäudereinigung nehmen von Jahr zu Jahr zu!

Die Gebäudereinigung ist schon seit langem nicht mehr bloß eine Tätigkeit, die allein im Interesse der Gebäudeinhaber erbracht wird. Insbesondere in sensiblen Branchen wie im Gesundheitswesen oder in der Lebensmittelindustrie steigt die Aufmerksamkeit Außenstehender an der vorherrschenden Reinigungsqualität zunehmend. Aus diesem Grund müssen unsere Auftraggeber nicht mehr nur den steigenden Anforderungen von Aufsichtsbehörden wie Gesundheitsämtern oder Berufsgenossenschaften an den Hygienestandards gerecht werden. Auch von Seiten der Verbraucher bzw. Patienten wird – verstärkt durch soziale Medien oder Presseberichte – zunehmend Druck auf Reinigungsprozesse ausgeübt.

Aus diesem Grund benötigen und erwarten unsere Auftraggeber eine erhöhte Transparenz in den Prozessabläufen. Sie möchten wissen wer wo, wann und wie in ihren Räumen tätig ist. Sie wollen sicherstellen, dass ein hoher Hygienestandard bei hoher Kosteneffizienz unter Einhaltung aller gesetzlichen Auflagen sowie eine transparente Dokumentation gewährleistet ist.

Um im Rahmen ihrer Verantwortung sowie ihres Qualitätsmanagements im Bedarfsfall gegenüber Behörden oder bei medialer Aufmerksamkeit zeitnah Rechenschaft ablegen zu können, müssen die Prozessabläufe zudem 1:1 abrufbar sein.

Wir suchten Wege um die Objektorganisation in unseren Reinigungsaufträgen zu optimieren. Die Software-Lösung sollte folgende Funktionen erfüllen:

  • Erweiterte Transparenz für unsere Auftraggeber
  • Kosteneinsparung für unsere Auftraggeber durch die Optimierung einzelnen Aufträge z. B. in der Zusatzreinigung und anderen Dienstleistungsbereichen.
  • Workflow-Lösungen (d. h. softwaregestützte Prozesssteuerung) für die Bereiche Hygiene, Arbeitsschutz, Qualitätssicherung etc.
  • Die jederzeitige Einsichtnahme in die Kalkulation | Organisation | Prozesssteuerung für uns, unsere Objektleitungen und unsere Auftraggeber

Unser Ziel ist es, Mehrwerte für unsere Auftraggeber zu generieren. Auch durch den Einsatz geeigneter Softwarelösungen.

Mit dem Ziel den Anforderungen an ein modernes Serviceverständnisses gerecht zu werden, hat Gies Dienstleistungen schließlich 2018 die CAFM-Software „Cockpit|FM“ der Firma OrangeBIT eingeführt.

Cockpit|FM bildet alle Prozesse des jeweiligen Auftrages 1:1 digital ab; von der Objekteinrichtung über das Hygiene- und Arbeitsschutzmanagement bis hin zur Raum- und Inventarverwaltung. Die Software beinhaltet zudem Kalkulationsplattformen zur Auftragserstellung und fortlaufende Kostenkontrolle. Es pflegt das jeweilige Raumbuch des Objektes und ermöglicht eine schnelle Gestaltung von Reinigungsrevieren und Sollstundenlisten. Cockpit|FM ermöglicht dem Auftraggeber einen „360 Grad Rundumblick“ auf diese Daten. So kann er Aktualisierungen an der Beauftragung vornehmen, die unmittelbar in die Kalkulation einfließen und so die Kosten beeinflussen. Auch können über diesen Weg „Modellrechnungen“ vorgenommen werden um Änderungen im Raumbuch schnell und einfach bewerten zu können.

Schließlich stellt es den Nutzern alle relevanten Dokumentationen zur Verfügung, wie z. B. Stellenbeschreibungen, Leistungsverzeichnisse, Arbeits- und Betriebsanweisungen, Gefahrstoffverzeichnisse und Sicherheitsdatenblätter oder Reinigungs- und Desinfektionspläne. Ein flexibles Schulungsmanagementsystem (auch als E-Learning Plattform) rundet die Objektorganisation ab.

Um über die Prozessorganisation hinaus einen hohen Qualitätsstandard zu gewährleisten, beinhaltet Cockpit|FM zudem ein Qualitätsmanagementsystem inklusive individuell anpassbarer Auditierungsoptionen sowie ein Reklamationsmanagement. In Verbindung mit dem Auftragsmanagementsystem kann so von jedem Arbeitsplatz im Objekt ein (Reinigungs-)Auftrag oder eine Qualitätsabweichungen gemeldet werden. Vergleichbar mit Online-Marktplätzen wie „Amazon“ oder „eBay“ können Beauftragungen direkt von der Station per PC oder App vorgenommen werden. Sämtliche Daten wie z. B. wer/wann/wo/warum eine Bestellung aufgegeben hat werden im Monatsreport zusammengefasst zur Ermittlung von Ursachen für Prozessengpässen, Qualitätsabweichungen oder Kostenfallen.

Ein sog. Workflow-System überwacht und steuert alle Prozesse und erinnert so automatisch an noch ausstehende Aufgaben oder bevorstehende Fristabläufe wie z.B. die jährlichen Untersuchungen elektrischer Anlagen und Betriebsmittel (DGUV 3) oder Pflichtschulungen. Über ein Ampelsystem ist auf einen Blick erkennbar, ob „alles im grünen Bereich ist“ oder an welcher Stelle in einem Objekt Handlungsbedarf besteht.

Zudem ist Cockpit|FM cloudfähig. Ein sog. Dashboard ermöglicht unseren Auftraggebern über einen simplen Web-Browser den jederzeitigen Einblick in die Gestaltung und Abläufe des Auftrages. Schließlich können auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter per Smartphone mobil auf alle wichtigen Daten z. B. zur Durchführung einer Sonderbeauftragung zugreifen.

Weitere Informationen finden Sie unter:  www.orangebit.de

Der 360 Grad Blick auf das Objekt

Der 360 Grad Blick auf das Objekt

 

Das Wesentliche zusammengefasst im Webportal / Dashboard

Das Wesentliche zusammengefasst im Webportal / Dashboard

 

Basis der von Gies Dienstleistungen verwendeten Objektorganisation ist das Hamburger Modell. Für jeden Auftrag gibt es eine digitale Akte, in der alle Unterlagen hinterlegt sind.

  • Raumbuch / Flächenmanagement,
  • Leistungsverzeichnis,
  • Reinigungs- und Desinfektionspläne
  • und die Beschreibung des Prozessablaufes bei der Objektorganisation bilden den Dienstleistungsauftrag ab.

Das Qualitätskontrollsystem basiert auf der DIN ISO 2829 und dem zertifizierten Qualitätsmanagementsystem von Gies Dienstleistungen nach ISO 9001.

Mit mobilen Endgeräten wird die vereinbarte Reinigungsqualität mittels des vertraglich vereinbarten Leistungsverzeichnisses (Kontrollpunkte) überprüft. Aussagefähige Reports geben einen aktuellen Überblick zur Qualitätssituation und verweisen auf Verbesserungspotenziale.

Gies Dienstleistungen ist zudem im Arbeitsschutz gem. DIN-Norm ISO 45001, im Umweltmanagement gem. DIN-Norm ISO 14001 sowie nach dem Qualitätsverbund Gebäudedienste zertifiziert. Außerdem erfüllen wir die Anforderungen der ServiceQualität Deutschland.

Kliniken

Kosten reduzieren – Patienten begeistern

Mit den proCare Dienstleistungs- und Servicekonzepten bietet Gies Dienstleistungen GmbH innovative Lösungen mit hohen Qualitätsansprüchen zu wirtschaftlich günstigen Konditionen.

Patienten und Gäste, die sich in Ihrem Haus Wohlfühlen, sind der effektivste Werbeträger für Ihr Haus und werden Sie gerne weiterempfehlen. Daher fühlen wir uns verpflichtet, Ihre Patienten und Gäste durch aufmerksamen und professionellen Service nachhaltig und täglich neu zu überzeugen.

Ob in der Verpflegung, der Reinigung oder im Funktionsdienst: Mit der langjährigen Erfahrung und Kompetenz von Gies Dienstleistungen erhalten Sie Service mit Leidenschaft.

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Mio. EUR

Umsatz-Verantwortung
in Kliniken jährlich

mehr als
1

Jahre

Erfahrungen im Gesundheitswesen

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betreute Kliniken

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Prozent

durchschnittlich realisierte Optimierungspotentiale für unsere Auftraggeber

Senioren-
Einrichtungen

Für den Dienst am Menschen

Unser, nach den Qualitätsanforderungen des MDK zertifiziertes Hauswirtschaftskonzept proVita,  gibt Ihren Senioren das Gefühl der Geborgenheit und der Heimat. Den Menschen zu schätzen und auf seine individuellen Bedürfnisse einzugehen – das sind die Grundpfeiler unserer Serviceangebote für Hauswirtschaft | Verpflegung und Reinigung. Gies Dienstleistungen verfügt über 30-jährige Erfahrung in der Gestaltung und der Umsetzung von Serviceleistungen für stationäre Senioreneinrichtungen. Unsere MitarbeiterInnen sehen ihre Aufgabe im Dienst am Menschen – unter Berücksichtigung der Schnittstellen in den Tätigkeiten der Pflegedienste. Sie nehmen Ihre Verantwortung als tägliche Bezugs- und Vertrauenspersonen im direkten Umfeld der Bewohner sehr ernst.

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Mio. EUR

Umsatz-Verantwortung
in
Senioreneinrichtungen
jährlich

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Jahre

Erfahrungen im
hauswirtschaftlichen
Bereich von
Senioreneinrichtungen.

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betreute
Senioreneinrichtungen

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Prozent

erfolgreich bestandene
MDK Prüfungen

Zertifizierte Dienstleistungen für Senioreneinrichtungen

Zur Broschüre
Zertifizierte Dienstleistungen für Senioreneinrichtungen
(.pdf)

Industrie
& Verwaltung

Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche

Lassen Sie sich von unserem Dienstleistungsangebot überzeugen und machen Sie ebenso gute Erfahrungen wie die vielen namhaften Unternehmen, die uns teilweise schon seit 40 Jahren als zufriedene Kunden verbunden sind.

So unterschiedlich unsere Kunden in Industrie und Verwaltung auch sein mögen: Sie haben die Gewissheit, sich beruhigt um ihr Kerngeschäft kümmern zu können. Denn sie setzen auf die Zuverlässigkeit und Kompetenz von Gies Dienstleistungen.

Unsere MitarbeiterInnen sind erst zufrieden, wenn Sie es sind. Durch regelmäßige Fortbildungsmaßnahmen qualifizieren wir unsere Teams um täglich hochwertige Serviceleistungen nach neuestem Stand der Technik zu erbringen.

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Mio. EUR

Umsatz-Verantwortung in
Industrie und Verwaltungen
jährlich

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Jahre

Erfahrungen

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betreute Einrichtungen

Bildungs-
& Forschungs-
Einrichtungen

Maßgeschneiderte Serviceleistungen für Mensch und Einrichtun

Unsere über 40jährige Erfahrung und unsere detaillierten Kenntnisse über die Beschaffenheit der zu reinigenden Gebäude aufgrund langjähriger vergleichbarer Aufträge sind bei der Planung und sachlichen Auftragsausführung äußerst hilfreich. Dies ermöglicht eine nahezu reibungslose und für Sie als Nutzer störungsfreie Implementierung.

Um die Anforderungen Ihres Hauses exakt erfüllen zu können, analysieren, planen und realisieren wir kreative und maßgeschneiderte Dienstleistungskonzepte, die zur erfolgreichen Zukunft Ihrer Einrichtungen beitragen. Wir nennen Ihnen gerne entsprechende Referenzen.

Konsolidierungsmaßnahmen in den Haushalten und gravierende Umstrukturierungen prägen die Situation öffentlicher Einrichtungen. Das erfordert neue Konzepte im Dienstleistungsbereich.

Wir befreien Sie von Nebenaufgaben – Konzentrieren Sie sich auf Ihre Kernkompetenz.

Neben den Kosten ist es natürlich die Qualität einer Dienstleistung, die den Nutzen für öffentliche Auftraggeber definiert. Gerade Verpflegung, Serviceleistungen und Hygiene haben einen besonderen Einfluss auf die Reputation Ihrer Einrichtung, sei es in Verwaltung, Universität oder Schule.

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Mio. EUR

Umsatz-Verantwortung in
Bildungs- und Forschungs-
einrichtungen jährlich

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 Jahre

Erfahrungen

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betreute Einrichtungen