Herr David-Christopher Gies – zuständig für Entwicklung und Einsatz der Software – im Interview mit der Redaktion:

➜ Warum haben Sie sich für die CAFM-Software „CockpitIFM“ entschieden?

„Wir suchten Wege um die Objektorganisation in unseren Reinigungsaufträgen zu optimieren. Die Software-Lösung sollte folgende Funktionen erfüllen:

• Erweiterte Transparenz für unsere Auftraggeber

• Kosteneinsparung für unsere Auftraggeber durch die Optimierung einzelnen Aufträge z. B. in der Bettenaufbereitung und anderen Dienstleistungsbereichen.

• Workflow-Lösungen (d. h. softwaregestützte Prozesssteuerung) für die Bereiche Hygiene, Arbeitsschutz, Qualitätssicherung etc.

• Die jederzeitige Einsichtnahme in die Kalkulation | Organisation | Prozesssteuerung für uns, unsere Objektleitungen und unsere Auftraggeber

Unser Ziel ist es, Mehrwerte für unsere Auftraggeber zu generieren. Auch durch den Einsatz geeigneter Softwarelösungen.“

 

➜ Welche Vorteile hat ein Auftraggeber?

„Transparenz. Der Auftraggeber hat die Möglichkeit jederzeit auf unsere im Objekt / in der Klinik verwendeten Dokumente und Prozesse wie Stellenbeschreibungen, Hygieneergebnisse, Schulungsmanagement, Leistungsverzeichnisse und das Raumbuch Einblick zu nehmen. Bei Prüfungen und Kontrollen stehen ihm sämtliche Informationen unmittelbar zur Verfügung. All dies ohne selbst einen bürokratischen Aufwand betreiben zu müssen.“

 

➜ Wo liegen die Kosteneinsparungen für den Auftraggeber / die Klinik?

CockpitIFM beinhaltet ein digitales Auftrags- und Ticketsystem für unterschiedlichste Beauftragungen der Klinik wie Bettenaufbereitungen, Schlussdesinfektionen, Sonderleistungen etc. Vergleichbar mit Online-Marktplätzen wie »Amazon« oder »eBay« können Beauftragungen direkt von der Station per PC oder App vorgenommen werden. Sämtliche Daten wie z. B. wer/wann/wo/warum eine Bestellung aufgegeben hat werden im Monatsreport zusammengefasst.

Durch einen Abgleich mit dem Entlassungsmanagement können unnötige Aufbereitungen erkannt, zukünftig verhindert und die Anzahl der bereitzuhaltenden Betten reduziert werden. Berücksichtigt man, dass der Reinigungsetat für Bettenaufbereitungen oder Sonderleistungen wie Schlussdesinfektionen etc. nicht selten bis zu 20% des Gesamtreinigungsetats ausmacht, so bietet hier ein digitalisiertes Auftragsmanagement Raum für maßgebliche finanzielle Einsparungen.“

 

➜ Ergeben sich auch in der Unterhaltsreinigung Einsparmöglichkeiten?

„Ja absolut! Eine professionelle Unterhaltsreinigung wird heute über das Raumbuch, in Anlehnung an das »Hamburger Modell« gesteuert. Das Raumbuch beschreibt Art der Räume, Leistungen und Turnus und bildet damit die Grundlage der Objektkalkulation und der Monatsrechnung. CockpitIFM ermöglicht dem Auftraggeber einen „360 Grad Rundumblick“ auf diese Daten. So kann er Aktualisierungen an der Beauftragung vornehmen, die unmittelbar in die Kalkulation einfließen und so die Kosten beeinflussen.

Auch können über diesen Weg »Modellrechnungen« vorgenommen werden um Änderungen im Raumbuch schnell und einfach bewerten zu können. Allerdings stellen wir häufig fest, dass Raumbücher in den von uns übernommenen Objekte nicht aktuell sind.

Wir bieten daher unseren Auftraggebern an, das Raumbuch in Abstimmung mit den zuständigen Abteilungen (Bau, Haustechnik, etc.) fortlaufend auf dem aktuellen Stand zu halten. Eine Historie zeigt hierbei auf, wann welche Änderungen durchgeführt worden sind. So zahlt der Auftraggeber nur das, was tatsächlich zu reinigen ist.“

 

➜ Warum haben Sie kein entsprechendes Programm gekauft?

“Vor unserer Entscheidung, ein professionelles Softwarehaus mit der Programmierung einer individuellen Softwarelösung zu beauftragen, haben wir den Markt intensiv sondiert. Eine vergleichbare Software, die alle von uns gewünschten Prozesse abbildet – vom Auftragsmanagement über Kalkulation, Stellenbeschreibungen, Arbeitsschutz bis zum Reklamations- und Qualitätsmanagement – haben wir nicht finden können. Deshalb haben wir in einer aufwendigen Projektphase von mehr als 15 Monate die CAFM-Software CockpitIFM mit der Firma orangeBIT GmbH entwickelt.“

 

➜ Wo setzen Sie Cockpit|FM ein?

CockpitIFM ist speziell für die hohen hygienischen Anforderungen in Kliniken und Senioreneinrichtungen konzipiert. Gerne setzen wir die Software auf Wunsch und in Abstimmung mit unseren Auftraggebern in den von uns betreuten Einrichtungen ein. CockpitIFM ist Teil unseres Angebotes. Es ist Cloud basierend. Auftraggeber und Mitarbeiter haben nach einem festgelegten Zugangsschlüssel immer und überall die Möglichkeit Zugriff zu nehmen.“

 

DAS ERGEBNIS

Einheitliche Dokumente, Prozesse und Unterlagen – zentrale Pflege und zur Verfügungstellung!

Durch die Cloud-Lösung überall 1 zu 1 nutzbar. Hohe Transparenz der Prozesse und der wirtschaftlichen Daten.